Action Plan

 

Action Plan adalah rencana terperinci yang menguraikan tindakan yang di perlukan untuk mencapai satu lebih tujuan mendefinisikan rencana aksi sebagai urutan langkah- langkah yang harus di ambil atau kegiatan yang harus di lakukan dengan baik untuk mencapai keberhasilan. 

Berikut 9 Langkah untuk Membuat Action Plan yang bisa anda lakukan untuk bisnis anda:

1. Kemukakan solusi Anda dalam satu rangkaian goal.
Setelah Anda meyepakati sebuah solusi untuk sebuah masalah tertentu di dalam organisasi Anda, pertama Anda perlu mendefinisikan solusi tersebut ke dalam sejumlah goal dan objektif. Sebagai contoh, setiap  goal dapat diekspresikan sebagai berikut: “Agar kita dapat ….., kita harus …..” Catat setiap goal di bagian atas papan tulis atau selembar kertas.

2. Hasilkan sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal.
Gunakan brainstorming untuk menghasilkan sebuah daftar tindakan untuk mencapai sebuah goal dan catat ini dibawah goal. Atur daftar tindakan yang diusulkan secara berurutan.

3. Siapkan time line. 
Dimulai dengan sebuah titik waktu berlabel “sekarang” dan berakhir dengan titik berlabel “tujuan tercapai“, buat timeline untuk mengalokasikan tanggal dateline di setiap tindakan yang telah diurutkan, yang terdaftar di bawah goal tertentu. Penting sekali bagi Anda menyelesaikan urutan dan waktu secara tepat jika Anda ingin meraih “tujuan tercapai” secara efektif.

4. Alokasikan sumber-sumber yang ada.
Sumber daya finansial dan SDM harus dialokasikan untuk setiap langkah tindakan. Jika sumber yang ada terbatas, atau selalu kurang dari kebutuhan pada tahap apapun, mungkin sebaiknya Anda kembali ke langkah sebelumnya dan merevisi action plan Anda.

5. Identifikasi masalah yang kemungkinan akan muncul.
Pertimbangkan berbagai hal yang kemungkinan tidak berjalan sesuai rencana dalam proses pencapaian goal tertentu. Daftarkan masalah-masalah tersebut dan identifikasi penyebabnya dan tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Tindakan ini mungkin perlu ditambahkan ke slot yang sesuai di dalam timeline

6. Kembangkan strategi untuk memantau kemajuan.
Daftarkan cara untuk memantau kemajuan dari action plan yang telah dibuat. Tahapan-tahapan pemantauan harus disertakan juga dalam timeline.

7. Delegasikan tugas-tugas
Ambil setiap titik pada timeline secara bergantian dan tanyakan: “Siapa yang akan melakukan apa, pada tanggal yg telah ditentukan untuk melakukan tugas yang telah ditetapkan?” Bagikan tugas-tugas ini kepada setiap individu atau tim yang sesuai.

8 Perkiraan berbagai biaya.
Berikan pertimbangan pada ekspenditur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Semua biaya yang harus dimasukan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana tidak tersedia, tugas harus ditinjau ulang dan, bila perlu, direvisi atau dihilangkan.

9. Implementasikan rencana.
Terjemahkan semua informasi Anda ke kertas baru, daftarkan semua tindakan yang diperlukan, orang yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Setelah action plan sudah  diselesaikan, informasi ini sekarang dapat diberikan kepada semua yang terlibat.

Kepemimpinan Tugas Pengantar Manajemen

Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukannya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.

Jenis-jenis Kepemimpinan

1. Great Man Theory beranggapan bahwa sifat-sifat kepemimpinan merupakan bawaan, artinya teori ini beranggapan bahwa pemimpin-pemimpin besar itu sudah ditakdirkan sejak lahir.^[2]
2. Trait Theory memiliki anggapan bahwa manusia dilahirkan dengan karakteristik tertentu yang membuat mereka mampu menjadi pemimpin yang ulung. Karakteristik khusus tersebut antara lain intelejensi, sikap bertanggung jawab, kreatifitas dan berbagai karakter berkualitas lainnya yang membuat seseorang mampu menjadi pemimpin yang baik.^[2]
3. Contingency Theory (Situational) berpendapat bahwa tak ada cara tunggal untuk memimpin dan bahwa setiap gaya kepemimpinan seharusnya didasarkan atas situasi tertentu, yang menandakan bahwa ada orang-orang tertentu yang dapat menunjukkan kualitas kepemimpinan yang maksimal di tempat tertentu; tetapi justru menunjukkan kualitas kepemimpinan yang minimal saat mereka keluar dari dari elemen mereka.^[2]
4. Style and Behavior Theory merupakan respon (tanggapan) dari Trait Theory. Style and Behaviour Theory menawarkan perspektif baru yang berfokus pada kebiasaan seorang pemimpin dibandingkan dengan karakteristik mental, fisik atau sosial seseorang. Behaviour Theory dibagi menjadi 2, yakni yang berfokus pada tugas seorang pemimpin dan yang berfokus pada unsur manusia.^[2]
5. Process Leadership Theory
6. Transactional Theory menyatakan bahwa manusia secara umum mencari cara untuk memaksimalkan pengalaman yang menyenangkan dan mengurangi pengalaman yang tidak menyenangkan. Karena itulah, kita akan lebih condong pada orang-orang yang menambah kekuatan kita.
7. Transformational Theory menyatakan bahwa proses interaksi seseorang dengan orang lain dapat menciptakan hubungan solid yang menghasilkan tingkat kepercayaan yang tinggi, yang kemudian akan berdampak pada peningkatan motivasi intrinsik maupun ekstrinsik pada pengikut maupun pemimpinnya.

Gaya-gaya Kepemimpinan[sunting | sunting sumber]

Gaya kepemimpinan merupakan suatu upaya pendekatan metode kepemimpinan dari pemimpin kepada yang dipimpin.^[2] Terdapat enam macam gaya kepemimpinan yang ada^[2]:

1. Otokratik / Otoriter

Kepemimpinan otokratik adalah bentuk ekstrim dari kepemimpinan transaksional di mana pemimpin memiliki kekuatan penuh (totalitarian) terhadap staf/bawahan. Staff dan anggota tim memiliki kesempatan kecil untuk menyalurkan pendapat, meskipun hal ini adalah hal yang menarik bagi anggota tim atau organisasi. Keuntungan dari sistem ini adalah paling efisien. Keputusan dapat dibuat secara cepat serta usaha untuk menerapkan keputusan tersebut dapat dilakukan sesegera mungkin. Kerugian dari sistem ini, kebanyakan bawahan membenci sistem ini. Kepemimpinan otokratik paling baik diterapkan di dalam kondisi krisis, di mana keputusan harus dibuat secara cepat dan tanpa ada perdebatan.

2. Birokrat

           Kepemimpinan birokratis mengikuti aturan secara ketat dan meyakinkan bawahannya bahwa mereka juga mengikuti aturan yang serupa. Sistem ini merupakan sistem yang cocok untuk pekerjaan yang memasukkan resiko kerja yang berbahaya (seperti bekerja dengan mesin, dengan zat beracun, dan pada ketinggian) atau di mana menyertakan sejumlah uang yang banyak. Kepemimpinan birokratis juga sangat berguna pada organisasi di mana karyawan bekerja di dalam rutinitas (Shaefer, 2005). Kelemahan dari sistem ini adalah sangat tidak efektif di dalam tim dan organisasi yang mengandalkan fleksibilitas, kreatifitas, dan inovasi (Santrock, 2007)

3. Karismatik

         Teori kepemimpinan karismatik menggambarkan apa yang diharapkan baik dari pemimpin maupun pengikut. Kepemimpinan karismatik adalah gaya kepemimpinan yang dapat dijabarkan tetapi dapat dirasakan kurang nyata dibandingkan pola kepemimpinan lainnya (Bell, 2013). Sering disebut sebagai pola kepemimpinan transformasional, pemimpin karismatik menginspirasi hasrat di dalam tim tersebut dan bersemangat di dalam memotivasi karyawan untuk terus bergerak ke depan (progresif). Jaminan rangsangan dan komitmen dari dalam tim merupakan aset berharga di dalam produktivitas serta mencapai tujuan. Kelemahan dari sistem ini adalah perlunya kepercayaan diri tinggi dari pemimpin dibandingkan karyawan / bawahan. Sistem ini bisa menjurus bahaya ke dalam proyek dan atau seluruh organisasi apabila sang pemimpin meninggalkan. Sebagai tambahan, pemimpin karismatik mungkin percaya bahwa dia tidak dapat bertindak salah, meskipun orang lain mengingatkannya mengenai jalur di mana ia melangkah serta perasaan tidak terkalahkan dapat menghancurkan seluruh tim dan atau organisasi.

4. Demokratis / Partisipatif

         Pemimpin demoratis membuat keputusan akhir tetapi juga menyertakan anggota tim di dalam membuat keputusan akhir. Sistem ini memberdayakan kreativitas dan anggota tim sering disertakan di dalam proyek dan pengambilan keputusan. Ada banyak keuntungan kepemimpinan demokratis. Anggota tim cenderung memiliki kepuasan bekerja yang tinggi dan cenderung produktif karena mereka merasa ikut serta. Sistem ini juga membantu mengembangkan bakat karyawan. Anggota tim akan merasa seperti bagian dari sistem yang lebih besar dan berarti dan akan lebih termotivasi untuk mencapai lebih dari kepuasan finansial. Kelemahan dari sistem ini adalah akan mudah goyah pada situasi di mana kecepatan dan atau efisiensi merupakan hal penting. Selama krisis, sebagai contoh, suatu tim dapat membuang-buang waktu untuk mengumpulkan masukan. Bahaya potensial lainnya adalah anggota tim yang tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman akan memberikan masukan yang berharga.

5. Laissez-Faire

          Pola kepemimpinan laissez-faire mungkin merupakan pola kepemimpinan yang terbaik atau malah terburuk dari seluruh pola kepemimpinan yang ada (Goodnight, 2011). Laissez-faire, bahasa Perancis untuk biarkan saja, apabila diterapkan kepada sistem kepemimpinan menggambarkan pemimpin yang membolehkan orang-orang bekerja dengan cara mereka sendiri. Pemimpin pola Laissez-faire menanggalkan tanggung jawab dan menghindari membuat keputusan, mungkin memberi seluruh anggota tim kemerdekaan penuh untuk melakukan pekerjaan mereka dan menyusun target masing-masing.

         Pemimpin Laissez-faire biasanya membolehkan bawahannya memiliki kuasa untuk mengambil keputusan atas pekerjaannya (Chaudhry & Javed, 2012). Pemimpin menyediakan tim dengan sumber daya dan bimbingan, jika diperlukan, akan tetapi tidak terlalu sering. Gaya kepemimpinan ini dapat berjalan efektif apabila pemimpin selalu memonitor performa dan memberikan tanggapan (feedback) kepada anggota tim secara reguler. Keuntungan utama dari kepemimpinan laissez-faire adalah mempersilahkan anggota tim suatu otonomi yang dapat membimbing kepada kepuasan pekerjaan yang tinggi dan meningkatkan produktivitas. Pola ini dapat merusak apabila anggota tim tidak mampu mengatur waktunya dengan baik atau tidak memiliki pengetahuan, bakat, atau motivasi untuk melakukan pekerjaannya secara efektif. Jenis kepemimpinan ini dapat berjalan apabila manager tidak memiliki kendali yang layak terhadap bawahannya (Ololube, 2013).

6. Transaksional

         Gaya kepemimpinan ini dimulai dari ide bahwa anggota tim setuju untuk mematuhi pemimpinnya apabila mereka menerima tugas. Transaksi tersebut biasanya menyertakan organisasi akan menugaskan kepada anggota tim berdasarkan usaha dan kepatutannya. Pemimpin memiliki hak untuk menghukum anggota tim apabila pekerjaan mereka tidak memenuhi standar yang layak. Hubungan pekerjaan minimalis yang dihasilkan di antara atasan dan bawahan berdasarkan transaksi ini (usaha untuk membayar).

Tugas Bab Motivasi Pengantar Manajemen

MOTIVASI

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilaku manusia. Motivasi ini merupakan subjek yang penting bagi manajer, karna menurut definisi manajer harus berkerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahami orang-orang berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai dengan yang diinginkan organisasi. Motivasi bukan hanya satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Dua faktor lainnya yang terlibat adalah kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku yang diperlakukan untuk mencapai prestasi yang tinggi atau disebut persepsi peranan. Jadi, bila salah satu faktor rendah, maka tingkat prestasi akan rendah, walaupun faktor-faktor lainnya tinggi.

Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motifavi (motivation) atau motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan dorongan (drive). Hal ini akan digunakan istilah motivasi, yang diartikan sebagai keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan.

Berbagai Pandangan Tentang Motivasi Dalam Organisasi

Perkembangan teori manajemen juga mencakup model-model atau teori-teori motivasi yang berbeda-beda. Berikut ini akan dibahas tiga diantara model-model motivasi dengan urutan atas dasar kemunculannya, yaitu:

A. Model Tradisional

Model ini menginsyaratkan bahwa manajer menentukan bagaimana pekerjaan-pekerjaan harus dilakukan dan digunakan sistem pengupahan intensif untuk memotivasi para pekerja - lebih banyak berproduksi, lebih banyak menerima penghasilan.

B.       Model Hubungan Manusiawi

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak-kontak sosial karyawan pada pekerjaannya adalah juga penting dan bahwa kebosanan dan tugas-tugas yang bersifat pengulangan adalah faktor-faktor pengurangan motivasi. Mereka juga percaya bahwa manajer dapat memotivasi bawahan melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sosial mereka dan membuat mereka merasa berguna dan penting.

Sebagai hasilnya, para karyawan diberi berbagai kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjannya.

C.       Model Sumber Daya Manusia

Para teoritisi seperti McGregor dan Maslow, dan para peneliti seperti Argyris dan Likert, melontarkan kritik kepada model hubungan manusiawi. Model ini menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak faktor- tidak hanya uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tetapi juga bekebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti. Mereka beralasan bahwa kebanyakan orang yang terlah dimotivasi untuk melakukan pekerjaan secara baik dan bahwa mereka tidak secara otomatis melihat pekerjaan sebagai sesuatu yang tidak dapat menyenangkan.

Jadi, para karyawan dapat diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan-keputusan dan pelaksanaan tugas-tugas.

Teori-Teori Motivasi 

Teori-teori motivasi dapat diklarifikasikan menjadi tiga kelompok petunjuk, isi dan proses.

A.               Teori Petunjuk (Prescriptive Theories)

Mengemukakan bagaimana memotivasi para karyawan. Teori-teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba.

B.       Teori Isi (Contect Theories)

Disebut teori kebutuhan (Need Theories), adalah bekenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan “apa” dari motivasi.

Teori-teori ynag sangat terkenal, diantaranya :

1. Hirarki kebutuhan dari psikolog, Abraham H. Maslow

                                       2. Freederick Herzberg dengan teori motivasi pemeliharaan atau                                                               motivasi higienis

3. Teori Prestasi dari penulis dan peneliti David McClelland.

C. Teori proses (Process Theries)

Bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek “Bagaimana” dari motivasi. Teori yang termasuk kategori teori-teori proses adalah :

1. Teori pengharapan

2. Pembentukan perilaku ( operant conditioning)

3. Teori porter-lawler

4. Teori keadilan

Teori-teori isi

Teori isi dari motivasi memusatkan perhatiannya pada pertanyaan : apa penyebab-penyebab perilaku terjadi dan berhenti ?.

1. kebutuhan-kebutuhan,motif-motif atau dorongan-dorongan yang                                              mendorong , menekan , memacu, dan menguatkan karyawan untuk                     melakukan kegiatan.

2. Hubungan-hubungan para karyawan dengan faktor-faktor eksternal                            (insentif) yang menyarankan, menyebabkan, mendorong, dan                                    mempengaruhi mereka untuk melaksanakan suatu kegiatan.

Teori isi menekankan pentingnya pengertian akan faktor-faktor internal individu tersebut, kebutuhan atau motif yang menyebabkan mereka memilih kegiatan,cara dan perilaku tertentu untuk memuaskan kebutuhan yang di rasakan.

Faktor-faktor eksternal: seperti gaji, kondisi kerja , hubungan kerja, dan kebijaksanaan perusahaan tentang kenaikan pangkat, delegasi wewenang, dan sebagainya, memberikan nilai atau kegunaan untuk mendapatkan perilaku karyawan yang positif dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

Teori-Teori Proses

Teori proses berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Teori-teori proses yang akan di bahas :

1. teori pengharapan

2. Pembentukan perilaku

3. Teori porter-lawler

4. Teori keadilan

                               

A.         Teori Pengharapan

Konsep ini berhubungan dengan motivasi dimana individu di perkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila mereka melihat :

1. suatu kemungkinan (probabilitas) tinggi bahwa usaha-usaha mereka                            akan mengarahkan ke prestasi tinggi

2. Suatu probabilitas tinggi bahwa prestasi tinggi akan mengarah ke                                   hasil-hasil yang menguntungkan

3. Bahwa hasil-hasil tersebut akan menjadi, pada keadaan keseimbangan,                      penarik efektif bagi mereka.

Teori pengharapan menyatakan bahwa menyatakan bahwa perilaku kerja karyawan dapat dijelaskan dengan kenyataan: para karyawan menentukan terlebih dahulu apa perilaku mereka yang dapat di jalankan dan nilai yang di perkirakan sebagai hasil-hasil alternatif dari perilakunya.

Contoh , bila seseorang karyawan mengharapkan bahwa menyelesaikan pekerjaan pada waktunya akan memperoleh penghargaan, maka ia akan termotivasi untuk memenuhi sasaran tersebut.

B.         Teori keadilan

Teori ini mengemukakan bahwa orang akan selalu cenderung membandingkan antara :

1. masukan-masukan yang mereka berikan pada pekerjaannya dalam                                              bentuk pendidikan , pengalaman, latihan dan usaha.

2. Hasil-hasil ( penghargaan-penghargaan) yang mereka terima , seperti                          juga mereka membandingkan balas jasa yang di terima karyawan lain                   dengan yang di terima dirinya untuk pekerjaan yang sama.

Keyakinan , atas dasar pembandingan , tentang adanya ketidakadilan dalam bentuk pembayaran kurang atau lebih , akan mempunyai pengaruh pada perilaku dalam pelaksaan kegiatan .

Ketidakadilan ini akan di tanggapi dengan bermacam-macam perilaku yang berbeda,misal dengan menurunkan prestasi ,mogok , minta berhenti,dan sebagainya. Bagi manajer , teori keadilan memberikan implikasi bahwa penghargaan sebagai motivasi kerja harus di berikan sesuai  yang di rasa adil oleh individu-individu yang bersangkutan .

Motivasi adalah lebih dari sekedar teknik-teknik

Manajer dapat membeli waktu karyawan:manajer dapat membeli kemampuan fisik karyawan,dan sebagainya: tetapi manajer tidak dapat membeli antusiasme, inisiatif, kesetiaan,penyerahan hati, jiwa dan akal budinya. Manajer harus memperoleh hal-hal tersebut.

Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai sistem,yang mencakup sifat-sifat individu ,pekerjaan,dan situasi kerja,dan memahami hubungan antara intensif, motivasi dan produktivitas,mereka akan mampu memperkirakan perilaku bawahan.

Sumber Buku : Manajemen Edisi 2 T. Hani Handoko

link youtube : https://www.youtube.com/watch?v=0IIBZCuXDHk&t=67s

Tugas Bab Controling Pengantar Manajemen

 

Pengertian Controlling pada Manajemen Pengawasan, Pengendalian atauControlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula.

CP 1 Pengantar Manajemen

Planning ( perencanaan) adalah :

pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus di lakukan,kapan,bagaimana,dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkab kondisi di waktu yang akan datang dalam perencanaa dan kegiatan yang di putuskan akan dilaksanakan , serta periode sekarang pada saat rencana di buat.

Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (descision making), proses pengembangan dan penyeleksian dan sekumpulan kegiatan untuk memecah suatu masalah tertentu.